Mensagem, validade e lembretes

Antes de enviar, você define o texto que os destinatários recebem e por quanto tempo o envelope fica disponível. Também pode pedir ao ODSign que lembre automaticamente quem ainda não assinou.

Assunto, mensagem e categoria

Na etapa Configurar envelope, seção Adicionar mensagem:

• Assunto (obrigatório, até 100 caracteres): é o nome do envelope na sua lista e o assunto do e-mail de convite. Ao carregar o primeiro documento, o ODSign sugere "Assine:" seguido do nome do arquivo; troque à vontade.
• Mensagem (opcional, até 10.000 caracteres): aparece para todos os destinatários, no convite por e-mail (com o título "Mensagem do remetente") e no topo da tela de assinatura.
• Categoria (opcional): classifica o tipo de documento, como Contrato de trabalho, Locação ou Procuração.

Para um recado a uma pessoa só, use a mensagem privada do destinatário (veja Adicionar destinatários).

Onde ficam a validade e os lembretes

Abra a janela Opções avançadas de uma destas formas:

• na seção Adicionar destinatários, clique em Lembretes e expiração;
• ou clique no ícone de engrenagem (Opções), no topo, e escolha Opções avançadas.

A janela tem duas partes, Lembretes e Expiração. Clique em Concluir para fechá-la. As escolhas são gravadas com o envelope quando você avança para os campos ou fecha pelo X.

Lembretes automáticos

1. Ligue Ativar lembretes automáticos.
2. Em Dias até o 1º lembrete, informe quantos dias depois do envio sai o primeiro lembrete.
3. Em Dias entre lembretes, informe o intervalo até os seguintes.
4. Clique em Concluir.

Como os lembretes funcionam:

• Vão só para quem está na vez e ainda não concluiu. Quem assina, recusa ou conclui a visualização deixa de recebê-los.
• O e-mail chega com o assunto "Lembrete:" seguido do assunto do envelope. Quem recebe por WhatsApp ou SMS recebe o lembrete pelo celular.
• Cada lembrete traz um link novo, e o link enviado antes deixa de funcionar. Oriente a pessoa a usar sempre a mensagem mais recente.
• Cada envelope recebe no máximo 3 lembretes.
• O ODSign confere os envelopes de hora em hora, então o lembrete pode sair algumas horas depois do dia previsto.

Nota: os lembretes automáticos estão disponíveis conforme o plano contratado. Quando não estão incluídos, a opção aparece desativada.

Expiração (validade)

1. Ligue O envelope expira.
2. Em Dias até expirar, informe o prazo, contado a partir do envio (de 1 a 365 dias).
3. Em Avisar dias antes (0 = não), informe com quantos dias de antecedência o ODSign avisa quem ainda não assinou. Use 0 para não avisar.
4. Clique em Concluir.

O que acontece com a validade ligada:

• O convite mostra a data em "Disponível até", e os detalhes do envelope mostram "Expira em" com a data.
• Na data do aviso, quem está na vez e ainda não concluiu recebe "Expira em breve:" seguido do assunto, com o link para assinar.
• A pasta Envelopes › Expiram em breve reúne os envelopes em curso que expiram nos próximos 7 dias.
• No fim do prazo, o envelope passa a Expirado e os links deixam de funcionar. Por e-mail, a expiração não gera aviso; acompanhe pela lista. Para enviar de novo, use Copiar um envelope.
• Se você corrigir e reenviar o envelope, o prazo volta a contar a partir do novo envio.

Com O envelope expira desligado, o envelope fica em curso até ser concluído, recusado ou anulado. Mesmo assim, cada link enviado tem validade própria: se alguém vir "Este link expirou", use Reenviar (veja Reenviar, corrigir ou anular).

Padrões da conta

Os administradores definem os valores com que cada envelope novo começa em Configurações › Conta, no quadro Padrões dos envelopes: Lembretes automáticos ligados por padrão, Dias até o 1º, Intervalo (dias), Envelopes expiram, Dias até expirar e Avisar dias antes. Você pode mudar esses valores em cada envelope. Veja Dados da conta.

Problemas comuns

O lembrete não saiu no dia esperado — Os dias contam a partir do envio, e a verificação é feita de hora em hora. Lembretes também não saem para quem não está na vez, depois do terceiro lembrete nem enquanto o envelope está em correção.

"Este link expirou. Peça ao remetente para reenviar." — Se o envelope ainda está em curso, clique em Reenviar. Se ele já aparece como Expirado, faça uma cópia e envie de novo. Veja Link expirado, anulado ou inválido.

Não consigo ligar os lembretes — A opção fica desativada quando os lembretes automáticos não estão incluídos no seu plano. Veja Funcionalidades disponíveis na sua conta.